BSI CRM · Input Management · Konzept
Wie wir eingehende Kundenmails strukturiert zuordnen und beantworten.
Ausgangslage – Wo stehen wir heute?
Täglich gehen im BSI CRM hunderte Kundenmails ein. Kunden schreiben selten über ein einziges Thema – sie kombinieren mehrere Anliegen in einer Mail, melden sich Wochen später erneut zu einem anderen Thema, und erwarten trotzdem eine klare, vollständige Antwort. Heute fehlt dafür eine strukturierte Grundlage.
Mehrere Themen, eine Mail
Ein Kunde schreibt über eine fehlende Lieferung, eine unklare Rechnung und eine Adressänderung – alles in einer einzigen Nachricht. Heute landet alles in einem einzigen Fall, ohne Trennung.
Folgekontakte ohne Kontext
Wochen später meldet sich derselbe Kunde erneut – teils zum gleichen Thema, teils mit neuen Anliegen. Wer bearbeitete den Fall damals? Was war der Stand? Diese Information geht verloren oder muss mühsam gesucht werden.
Falsche oder fehlende GEVO-Zuordnung
Ohne klare Struktur wird ein Anliegen dem falschen BSI-Prozess zugeordnet – oder gar keinem. Die Bearbeitung wird verlangsamt, Antworten sind unvollständig, Themen gehen vergessen.
Kein einheitlicher Antwortweg
Jede Mitarbeiterin / jeder Mitarbeiter löst es anders: Mal wird alles in einem Fall beantwortet, mal entstehen doppelte Fälle, mal bekommt der Kunde mehrere separate Mails zum gleichen Vorgang.
Ziel: Struktur, die für alle funktioniert
Jede eingehende Mail soll automatisch erkannt, strukturiert zugeordnet und nachvollziehbar bearbeitet werden – unabhängig davon, wie viele Themen sie enthält oder wie oft der Kunde sich meldet.
Die gesamte Logik auf einen Blick
🔭 Zielzustand – Phase 2 / 3Erste Kundenmail – 3 Themen in einer Mail
Kundenmail
«Mein Paket ist nicht angekommen. Ausserdem verstehe ich meine Rechnung nicht. Und ich möchte meine Adresse ändern.»
KI-Themenerkennung (Phase 2: automatisch · heute: manuell durch Agent)
3 Themen erkannt → 3 separate GEVOs werden eröffnet · Mail bleibt 1× gespeichert, nur verknüpft
Fehlende Lieferung
Logistik-Team
🟡 offen
Rechnungsanfrage
CS-Team
🟡 offen
Adressänderung
CS-Team
✅ erledigt
1 konsolidierte Antwort – sofort versandt
💡 Wann geht die Antwort raus?
GEVO sofort lösbar
→ Antwort wird direkt in die konsolidierte Mail aufgenommen. GEVO wird abgeschlossen.
GEVO braucht Abklärung
→ Zwischenbescheid in der gleichen Mail. GEVO bleibt offen bis zur Rückmeldung.
Der Kunde erhält immer eine einzige Mail – auch wenn einzelne Themen noch in Bearbeitung sind.
Neue Mail – Mix aus altem Thema + neuen Anliegen
Neue Kundenmail
«Mein Paket ist immer noch nicht angekommen. Ausserdem möchte ich nun einen Artikel zurückschicken. Und ich habe eine Frage zu meinem Gutschein.»
KI-Themenerkennung + Fallabgleich (Phase 2: automatisch · heute: manuell)
Bekanntes Thema? → bestehenden GEVO ergänzen · Neues Thema? → neuen GEVO eröffnen
Fehlende Lieferung
Logistik-Team
🟡 weiter offen
Retoure
CS-Team
🟡 offen
Gutschein-Frage
CS-Team
🟡 offen
1 konsolidierte Antwort an den Kunden
Alle 3 aktuellen Themen · wieder eine einzige Mail
1 Thema = 1 GEVO
Egal wann die Mail eintrifft
Mail bleibt unverändert
Nur verknüpft, nie kopiert
Folgemail? System prüft
Alt → ergänzen · Neu → eröffnen
Immer 1 Antwort
Nie mehrere Mails an den Kunden
Die Lösung
Jedes Thema erhält seinen eigenen GEVO.
3 Themen in einer Mail → 3 GEVOs im BSI.
So funktioniert es – am gleichen Beispiel
Mail wird einmal gespeichert – vollständig, unverändert
Die Originalmail bleibt im System. Sie wird nicht aufgeteilt oder dupliziert.
Themenerkennung – 3 Themen, 3 GEVOs
Fehlende Lieferung
BSI-Prozess eröffnet
Rechnungsanfrage
BSI-Prozess eröffnet
Adressänderung
BSI-Prozess eröffnet
Jeder GEVO wird unabhängig bearbeitet
Jede Mitarbeiterin / jeder Mitarbeiter sieht nur das Thema, das ihn betrifft. Kein GEVO schickt selbst eine Mail.
GEVO 1
Logistik-Team
prüft Lieferstatus
GEVO 2
CS-Team
klärt Rechnung
GEVO 3
CS-Team
ändert Adresse
Eine einzige, konsolidierte Antwort – sofort und vollständig
Die Antwort geht sofort raus – auch wenn einzelne GEVOs noch in Abklärung sind. Erledigte Themen werden direkt beantwortet, offene erhalten einen Zwischenbescheid mit konkretem Zeitversprechen.
📤 Beispiel: Antwort an Kunden
«Ihre Lieferadresse haben wir aktualisiert.»
«Die Rechnungsfrage wird geprüft – wir melden uns bis Freitag.»
«Zur fehlenden Lieferung haben wir die Logistik kontaktiert – Rückmeldung innert 24h.»
✓ 1 Mail · alle Themen adressiert · offene GEVOs bleiben intern aktiv
Wichtiger Grundsatz – Was passiert mit der Originalmail?
Originalmail
Einmal gespeichert, unverändert
✗ nicht kopiert
✗ nicht aufgeteilt
✓ nur verknüpft
Warum ist das wichtig? So kann dieselbe Mail in mehreren GEVOs sichtbar sein, ohne dass Informationen verloren gehen oder doppelt gepflegt werden müssen. Der Kontext bleibt immer vollständig erhalten.
Offener Punkt – technisch zu klären mit BSI: Kann in BSI CRM dieselbe eingehende Mail nativ mehreren GEVOs gleichzeitig zugeordnet / verknüpft werden? Falls nicht, muss der Agent die Mail manuell in jeden GEVO kopieren oder als Referenz notieren. Diese Frage muss vor Umsetzung von Phase 2 mit dem BSI-Implementierungspartner geklärt werden.
Was passiert, wenn der Kunde wieder schreibt?
Gleiches Thema – 2 Wochen später
«Mein Paket ist immer noch nicht da...»
Neues Thema – gleicher Kunde
«Ich möchte einen Artikel zurückschicken...»
So geht ihr heute vor – Schritt für Schritt (Phase 1, manuell)
✅ Gilt jetztSolange die automatische Multi-GEVO-Erkennung noch nicht in BSI implementiert ist, geht ihr manuell vor. Das System schlägt bereits einen GEVO vor – ihr ergänzt, falls nötig.
Mail öffnen – automatischen GEVO-Vorschlag prüfen
BSI schlägt bereits automatisch einen Prozess vor. Lest zuerst den Vorschlag und die KI-Zusammenfassung. Passt der Prozess zum ersten / wichtigsten Anliegen? Falls ja, weiter zu Schritt 2.
💡 Falls der Vorschlag falsch ist: «Andere Aktionen» → «Prozess ändern»
Weitere Themen in der Mail identifizieren
Lest die Mail vollständig. Enthält sie mehr als ein Anliegen? Zählt die Themen: jedes eigenständige Anliegen = eigener GEVO.
💡 Faustregel: Könnte man dieses Anliegen unabhängig von den anderen bearbeiten? → Eigener GEVO.
Für jedes weitere Thema: neuen GEVO manuell eröffnen
Eröffnet in BSI für jedes weitere Anliegen einen neuen Geschäftsvorfall. Wählt den passenden Prozess. Verknüpft alle GEVOs mit demselben Kunden. Notiert in jedem GEVO kurz den Bezug zur ursprünglichen Mail (z.B. «Eingehende Mail vom [Datum], Thema 2 von 3»).
💡 ⚠️ Technisch offen: Prüft ob BSI die Originalmail in alle GEVOs eingehängt werden kann oder ob ihr sie manuell referenzieren müsst.
Folgekontakt? Bestehenden GEVO prüfen
Schreibt ein Kunde erneut: Prüft zuerst ob bereits ein offener GEVO zum gleichen Thema existiert. Falls ja: Neue Mail in diesen GEVO einarbeiten, keinen neuen eröffnen. Falls nein (neues Thema): neuen GEVO eröffnen.
💡 Kundenhistorie in BSI aufrufen → offene GEVOs sichten → Thema abgleichen
Eine konsolidierte Antwortmail verfassen
Schreibt eine einzige Antwortmail die alle Anliegen adressiert. Erledigte Themen: direkte Antwort. Themen in Abklärung: Zwischenbescheid mit konkretem Zeitversprechen. Die Antwort geht aus genau einem GEVO raus – die anderen GEVOs werden ohne eigene Ausgangsmail weiterbearbeitet.
💡 Vorlage unten verwenden. Nie mehrere separate Mails für dieselbe Eingangsnachricht versenden.
GEVOs einzeln abschliessen – sobald das Thema erledigt ist
Jeder GEVO wird unabhängig abgeschlossen. Ist die Adressänderung erledigt → GEVO 3 schliessen. Wartet ihr noch auf Logistik → GEVO 1 bleibt offen. Kein GEVO wartet auf andere GEVOs.
💡 Offene GEVOs verbleiben in eurer Inbox bis zur Rückmeldung. Dann Abschluss und falls nötig Folgemail.
📋 Vorlage: Konsolidierte Antwortmail (anpassen nach Situation)
Guten Tag [Name] Vielen Dank für Ihre Nachricht. Gerne gehen wir auf Ihre Anliegen ein: ✅ [Thema 1 – sofort erledigt]: [Direkte Antwort / Bestätigung] 🕐 [Thema 2 – in Abklärung]: Wir haben Ihre Anfrage intern weitergeleitet und melden uns bis [konkretes Datum / «innert 24h» / «bis Ende Woche»] mit einer Rückmeldung. 🕐 [Thema 3 – in Abklärung]: [Gleiche Struktur: Was wurde getan, bis wann gibt es Rückmeldung] Freundliche Grüsse [Name] Customer Service Globus Schweiz
Technische Einrichtung – BSI-Administrator / Implementierungspartner
🔧 Phase 2Die folgende Anleitung beschreibt, was technisch in BSI CRM konfiguriert werden muss, um die Multi-GEVO-Logik zu automatisieren. Aktuell (Phase 1) ist nur der erste GEVO-Vorschlag automatisch – alles weitere ist manuell.
Multi-Themen-Erkennung via LLM konfigurieren
LLM-Prompt anpassenIm BSI Input Management muss der bestehende GEVO-Erkennungsprompt erweitert werden. Statt eines einzelnen Prozesses soll das LLM ein JSON-Array zurückgeben mit allen erkannten Prozessen und ihrer Priorität.
Rückgabeformat: [{"process": "BeschwerdeOnlineBestellung", "priority": 1}, {"process": "FragenZurRechnung", "priority": 2}]Automatisches Eröffnen mehrerer GEVOs implementieren
BSI-Workflow / APIWenn das LLM mehr als einen Prozess zurückgibt, soll BSI automatisch mehrere Geschäftsvorfälle für denselben Kunden eröffnen – einer pro erkanntem Thema. Alle GEVOs referenzieren dieselbe Eingangsmail.
API-Aufruf: POST /api/cases/batch mit Array von ProcessIds und einer shared IncomingMailIdMail-Verknüpfung klären (⚠️ offener Punkt)
⚠️ Zu klärenKlären ob BSI die eingehende Mail nativ in mehrere GEVOs eingehängt werden kann (shared reference) oder ob pro GEVO eine Kopie erstellt werden muss. Bevorzugte Lösung: Referenz, nicht Kopie – um Datenkonsistenz zu wahren.
→ Mit BSI-Implementierungspartner klären: Kann IncomingMail.Id als shared FK auf mehrere Cases zeigen?Folgekontakt-Erkennung implementieren
BSI-WorkflowBei eingehender Mail soll BSI automatisch prüfen ob der Kunde bereits offene GEVOs hat und ob das Thema der neuen Mail zu einem davon passt. Wenn ja: Mail in bestehenden GEVO einarbeiten, keinen neuen eröffnen.
Logik: GET /api/cases?customerId=X&status=open → LLM-Matching gegen bestehende GEVOs → if match: attach, else: new caseKonsolidierter Mailversand (Phase 3)
Phase 3Langfristig soll BSI in der Lage sein, Antwortbausteine aus mehreren GEVOs zu bündeln und als eine einzige Ausgangsmail zu versenden. Bis dahin: manuell durch den Agenten (Vorlage oben).
Ziel: OutgoingMail.merge([GEVO1.draft, GEVO2.draft, GEVO3.draft]) → single sendFertige Prompts – direkt verwendbar
Diese Prompts ersetzen bzw. ergänzen den bestehenden GEVO-Erkennungsprompt im BSI Input Management. Sie sind für GPT-4o-mini / GPT-4o optimiert und geben strukturiertes JSON zurück.
Prompt 1: Multi-Themen-Erkennung (ersetzt bisherigen GEVO-Prompt)
Phase 2Du bist ein spezialisiertes Klassifizierungssystem für den Customer Service von Globus Schweiz.
Analysiere die folgende eingehende Kundenmail und identifiziere ALLE eigenständigen Anliegen. Ein Anliegen gilt als eigenständig, wenn es unabhängig von den anderen bearbeitet werden kann.
Regeln:
- Erkenne maximal 3 Anliegen pro Mail
- Ordne jedem Anliegen den passenden BSI-Prozess zu (ProcessScriptIdentifier)
- Gib die Anliegen nach Priorität (Dringlichkeit / Relevanz) sortiert aus
- Ist ein Anliegen unklar oder keinem Prozess zuzuordnen: lasse es weg
- Antworte NUR mit dem JSON, kein weiterer Text
Eingehende Mail:
Betreff: {{subject}}
Inhalt: {{content}}
Offene GEVOs des Kunden: {{cases}}
Antworte in folgendem JSON-Format:
{
"anliegen": [
{
"prioritaet": 1,
"process": "ProcessScriptIdentifier",
"thema_kurz": "Kurze Beschreibung in max. 5 Wörtern",
"begruendung": "Warum diesem Prozess zugeordnet"
}
]
}Prompt 2: Folgekontakt-Erkennung (neues Thema vs. bestehender GEVO)
Phase 2Du prüfst, ob eine eingehende Kundenmail zu einem bereits offenen Geschäftsvorfall (GEVO) gehört oder ob ein neuer GEVO eröffnet werden muss.
Offene GEVOs des Kunden:
{{open_cases_list}}
(Format pro GEVO: ID | Prozessname | Thema | Datum | Letzter Stand)
Eingehende Mail:
Betreff: {{subject}}
Inhalt: {{content}}
Entscheide für jedes Anliegen in der Mail:
- MATCH: Das Anliegen passt zu einem bestehenden offenen GEVO (gleicher Kontext, gleiches Thema)
- NEU: Das Anliegen ist eigenständig und neu
Antworte NUR mit diesem JSON, kein weiterer Text:
{
"zuordnungen": [
{
"anliegen": "Kurze Beschreibung des Anliegens",
"entscheid": "MATCH" | "NEU",
"gevo_id": "ID des passenden GEVOs (nur bei MATCH)",
"process": "ProcessScriptIdentifier (nur bei NEU)",
"begruendung": "Kurze Begründung"
}
]
}Prompt 3: Antwort-Konsolidierung (Hilfestellung für Agenten, heute nutzbar)
Heute nutzbarDu hilfst einem Customer Service Agenten von Globus Schweiz dabei, eine professionelle, konsolidierte Antwortmail zu verfassen.
Der Agent hat folgende Anliegen zu beantworten:
{{anliegen_liste}}
(Format pro Anliegen: Thema | Status: "erledigt" oder "in Abklärung bis [Datum/Zeitrahmen]" | Antwortinhalt)
Regeln:
- Schreibe eine einzige zusammenhängende Mail auf Deutsch (Hochdeutsch, Sie-Form)
- Beginne mit einer kurzen Dankesformel
- Gehe alle Anliegen der Reihe nach an
- Erledigte Anliegen: direkte, klare Aussage
- Offene Anliegen: konkreter Zwischenbescheid mit Zeitversprechen (nie vage wie "so bald wie möglich")
- Ton: professionell, verbindlich, freundlich – kein übertriebenes Marketing-Deutsch
- Schliesse mit Grussformel ohne Mitarbeitername (Platzhalter: [Name])
- Keine Emojis im Mailtext
Verfasse die konsolidierte Antwortmail:Was gilt heute – was kommt noch?
Heute – Phase 1
GEVO wird automatisch vorgeschlagen
Mail-Zusammenfassung wird erstellt
Sentiment wird erkannt
GEVO manuell anpassbar via «Andere Aktionen»
Kunde / Gastkunde wird automatisch angelegt
Nächster Schritt – Phase 2
Erkennung mehrerer Themen pro Mail
Automatisches Eröffnen mehrerer GEVOs
Zuordnung zu bestehendem Fall
Halbautomatische Teamzuweisung
Zukunft – Phase 3
Vollautomatische Antwort bei klaren Fällen
Konsolidierter Mailversand pro Kunde
AI-Erkennung ohne manuellen Schritt
Lernende Prozesslogik
Die vier Leitregeln
1 Thema = 1 GEVO
Egal ob die Mail heute oder vor drei Wochen eintraf – das Thema bestimmt den GEVO, nicht der Zeitpunkt.
Original bleibt original
Mails werden nie aufgeteilt oder kopiert. Sie werden mehreren GEVOs verknüpft – der Text bleibt immer vollständig.
1 Mail kann n GEVOs betreffen
Enthält eine Mail 3 Themen, entstehen 3 GEVOs. Jeder erhält den vollen Kontext zur Bearbeitung.
Antwort: sofort, zentral, vollständig
Die konsolidierte Antwort geht sofort raus. Erledigte GEVOs werden direkt beantwortet, offene erhalten einen Zwischenbescheid. Der Kunde bekommt immer genau eine Mail.
Merksatz für den Alltag
«Wie viele Themen hat die Mail?
So viele GEVOs eröffne ich.»
Zusammenfassen, Zuordnen, Antworten – das übernimmt das System.